来料质量：
不合格品怎么退

货不对板时翻合同，才发现「质量合格」四个字什么都没写——标准不前置，退换全看交情。不合格品处理是供应商管理的照妖镜：有标准的按章退货，没标准的靠关系扯皮。这篇讲标准怎么前置、不合格品三条路怎么走、特采怎么管、月度复盘怎么做。

一、标准前置：写进合同附件

• 样品封存。双方签字各留一份，注明封样日期——这是最硬的「标准」。
• 参数写死。规格、材质、工艺、公差、包装、保质期，逐项列进合同附件。
• 验收标准。合格率红线、抽检规则、异议期限，写清楚怎么算不合格。
• 权责写清。不合格的运费谁担、整改期多长、超标的后果——先小人后君子。

标准谈不拢的品类，先小批试产试采：拿样品说话，双方当面验，达标再签长期。标准的形成是谈出来的，也是试出来的——没见过实物就写死参数，要么执行不了，要么形同虚设。

合同里「质量合格」四个字等于没写——标准要具体到能一条条对照。

封样管理三细节：样品一式两份、双方签字骑缝、注明品名批次和日期。别嫌麻烦——真出质量纠纷，这一页纸比十通电话管用。电子版拍照存档，纸质样品放干燥处，别等到用时找不到。新供应商的第一批货，验收时对照的就是这份封样——它是全流程的锚。

二、不合格品的三条路径

三条路径没有好坏，关键看场景：不影响用的次品降级处理，是止损；不影响核心使用的紧急货特采，是周转；只有质量真出了问题的才走退换，让对方疼一次。

降级的定价有算法：按缺陷对使用价值的影响打折，参考边角料行情或折价处理的市价，双方各让半步写进记录。降级不是清仓大甩卖，是把「不合格」明码标价地变成「另一种合格」——价格谈不拢的降级，最后都变成了扯皮。

三、特采：可以急，不能乱

• 审批三级。使用部门申请、质量判定、负责人批准，三级签字，一个不能少。
• 记录四要素。特采原因、缺陷描述、影响评估、整改要求——白纸黑字留档。
• 限期整改。给供应商明确的整改窗口，超期停单或启动备选。
• 数据说话。特采频率按月统计——老特采的供应商，质量一定出了系统性问题。

特采的闸门要拧紧：可以设「比例上限」——单月特采批次不超过总批次的一成，超过就停产整顿供应链。阀门没有上限，迟早变成常流水；把上限写进制度，特采才回归应急本色。特采记录每月和供应商表现一起复盘，谁是「特采常客」，一眼就看得出。

四、质量数据的月度复盘

复盘会一月一次，采购、仓库、使用部门一起过——数据摊开在桌上，该整改的整改、该淘汰的淘汰。复盘最怕「只汇总、不决策」，表格做得再漂亮，没人负责跟进，下月还是原样。

质量成本要算账：退货运费、停工待料、折价损失、加急空运，逐项记账，按月汇总成「质量成本」。这笔钱平时散在各个科目里没人管，汇总出来往往吓人——更重要的是，它让「质量改进」有了金额目标，不再是口号。复盘会结束时留个作业：这个月的质量成本，下个月要降到多少，谁负责。

五、落到工具上

质量数据的难点是「散」：验收在仓库本子上、特批在老板微信里、索赔在财务表格里，月底拼不出一张完整的供应商质量表。奇秘书把这条链搬进进销存与库存模块：到货验收记录随采购单存档，不合格品进隔离区走退换流程，特采审批在线留痕；每月自动汇总各供应商的合格率、特采占比、退货损失，考核表一键导出。财务做账与账套模块把索赔、折价、运费摊损算进成本，质量成本看得见。批发商对照批发商贸解决方案，把质量数据纳入供应商年度考核。

常见问题