应收管理的目标不是「把每一分钱都要回来」，而是让「谁欠我钱、欠了多久、还能不能给他继续欠」这三个问题随时有答案。多数坏账不是一天形成的，是没人看账、没人卡额度，拖了三个月才发现的。
一、先有一张看得懂的账龄表
账龄表是应收管理的地基。做法很简单：按收款到期日，把每个客户的欠款拆进时间段里。
| 账龄段 | 含义 | 该采取的动作 |
|---|---|---|
| 30 天内 | 正常账期内 | 到期前提醒，备好对账单 |
| 31–60 天 | 刚逾期 | 主动对单，确认是忘了还是对不上数 |
| 61–90 天 | 需要盯 | 明确还款计划，暂停新增欠款 |
| 90 天以上 | 高风险 | 停货、专人跟进、按公司制度计提坏账准备 |
为什么看总数不够？同样是 20 万欠款，全是当月新发生的，和一半是去年挂下来的，风险完全不是一回事。分段之后，催收力量才知道往哪投、老板才知道该给哪个客户停货。
二、信用额度和账期怎么定
额度和账期不是人情，是风控工具。建议按这几步定：
- 先分类，再定额。按采购量、履约记录把客户分成几档，不同档给不同额度和账期，写进客户档案。
- 新客户从小额短账期起步。先现款或月结小额，履约几单后再放宽。放松可以，但要换得来——用记录换，不是用面子换。
- 额度参考两个数。他近几个月的采购量（还不起的概率随占压增大而升高），以及你能承受的单客户占压上限。
- 超额要能卡住。开单时系统按档案里的额度自动拦截，比人记着可靠。人情归人情，系统归系统。
一条经验：坏账大多不是「给多了」，是「给了之后没人看」。额度可以灵活，但账龄必须有人每周看一次。
三、催收的节奏：按升级走，不按情绪走
催收最常见的错误是两极摇摆：要么不好意思催，要么一冲动说重话把客户推走。按节奏升级，双方都体面：
| 阶段 | 时间点 | 动作 | 口径 |
|---|---|---|---|
| 提醒 | 到期前 3–5 天 | 发对账单，确认金额和付款安排 | 服务口吻：「对一下数，别逾期」 |
| 对单 | 逾期 1–30 天 | 逐张单核，确认差异，约付款日 | 工作口吻：「哪几单有问题，我这边查」 |
| 计划 | 逾期 30–60 天 | 要书面还款计划，分批结清 | 商务口吻：「按这个计划，货继续供」 |
| 停货 | 逾期 60–90 天 | 暂停新增欠款，先款后货 | 制度口吻：「公司规定，超期停货」 |
| 流程 | 逾期 90 天以上 | 专人跟进，按制度计提坏账、走法务评估 | 公司制度，不再是个人沟通 |
多数拖欠不是赖账，是对方忘了、对不上数或真的紧。先对账，往往就解决了一半。把每次联系记在客户名下，下次跟进直接从记录接着聊，不用每次翻聊天记录猜上次说到哪。
四、三个容易被忽略的动作
- 收款要核销到单。收 5 万是结哪几张单，必须一笔一笔核掉。不核销，账龄表就是虚的，客户也会拿「我明明付过了」将你一军。
- 部分收款要能记。只收了一半也是常态，系统要支持一张单分次结清，而不是逼着人把单拆来拆去。
- 涨价和账期挂钩。长账期等于你在给他垫资，价格里要含这个成本。敢把这条摆到桌面上，客户反而更守约。
五、落到工具上
应收管理的数据全部来自日常单据：客户档案里的额度和账期、销售开单时的自动带出、收款时的逐单核销。这些事用 Excel 不是不能做，但「开单时自动卡额度」和「随时一页看账龄」很难靠手工维持。奇秘书的销售管理系统把账期、额度、应收余额、账龄（30/60/90/90+ 天）做成了日常开单流程里的一部分，财务模块直接出账龄分析表。怎么把账龄和客户分级用在复购上，可以接着看老客户维护与复购。
常见问题
账龄为什么要分段，看一个总数不够吗？
不够。总数 20 万欠款，全是这个月刚发生的，和一半是去年挂下来的，风险完全不是一回事。分段的意义是让时间暴露风险，催收力量才知道往哪投。
新客户的额度和账期怎么给？
新客户从小额短账期起步，履约几单后再逐步放宽。定额参考两个数：他近几个月的采购量，以及你能承受的单客户占压上限。额度写进客户档案，开单时系统自动卡住超额。
催收一定要撕破脸吗？
不用，也不该。催收的关键是按节奏升级：到期前提醒是服务，逾期初期对单是工作，中期明确还款计划，长期不还才停货、走流程。多数拖欠不是赖账，先对账往往就解决了一半。
客户说钱下周一定给，还要继续发货吗？
看两件事：他的历史履约记录，以及欠款总额离额度上限还有多远。老客户、记录好、额度内可以继续；已有长期挂账、或这次发了就超额，就先款后货或部分发货。让「继续发货」变成有依据的决定，而不是人情决定。
