到货签收那一笔，签下去容易，想清楚难。数量短了、质量差了、单据对不上——验收这一关省的事，后面十倍代价都补不回来。验收的核心就六个字：单、货、质，三对照。这篇讲怎么对照、什么情况全检、出了问题怎么走流程。
一、验收三对照：单、货、质
| 对照 | 查什么 | 常见的坑 |
|---|---|---|
| 单对货 | 送货单的品名、规格、数量对实物 | 「附送样品」混进正品数里 |
| 货对质 | 实物质量对合同或样品标准 | 外观一样，规格参数偷工 |
| 单对质 | 送货单对质检记录和合格证 | 拿旧批次的合格证浑水摸鱼 |
动作有顺序：先看单据（合同号、送货单、质检报告齐不齐），再点数量（整件数、拆箱抽点），最后验质量（按标准抽检或全检）。三步都过，签字入库；任何一步不过，走下面的处理流程——顺序不能倒，没验清楚的货不进库。
验收谁来验？建议仓管加采购双岗：仓管点数验外观，采购对单据对规格。一个人包干，数量对了规格错了没人发现；两个人互相补位，也互相监督——验收岗混同，是串通和马虎的温床。小公司人手不够，至少保证「点数的人不是下单的人」——自己经手的单自己验，出了事没人兜。
二、抽检还是全检：看货下菜
| 情形 | 方式 | 比例参考 |
|---|---|---|
| 大宗、稳定、包装完好 | 抽检 | 按件抽一成，贵重品加倍 |
| 易碎、易变质、高单价 | 全检或加倍抽检 | 逐件过手，宁可慢半天 |
| 新供应商前三批 | 全检 | 信任建立前不留缝 |
| 出过质量问题的品 | 全检 | 整改期内连续盯三个月 |
| 紧急补货来不及检 | 抽检加用后跟踪 | 先记录，责任后置 |
验收省一小时，扯皮赔一天。签收单上签的不是名字，是「以上无误」的确认。
抽检比例不是拍脑袋，参考三个数：货值、历史合格率、供应商合作时长。新供应商头三票全检，稳定后降到一成，出过问题的再提回去——比例是动态的，跟着数据走。
三、短少与破损：处理流程
短少（数量不够），四步走：
- 当场点清：司机在场时复点，送货单上注明实收数，双方签字。
- 二十四小时内通知供应商：附送货单和实收记录，附照片。
- 补货或减账二选一：补货的约好下次交货期；减账的下次货款扣回。
- 一个月内三次短少，升级谈判，或直接启动备选。
破损（质量损坏），三条：拍照留证（外包装、破损处、批次号各一张）；隔离存放，不合格品进隔离区，别混进好货；按合同条款退换，运费谁承担事前有约定。破损率高的供应商，下次谈合同时把包装条款重新谈。
易碎品要在合同里加包装条款：木架、气泡柱、加固角，写清楚标准，达不到就退——包装是运费的一部分，省在包装上，亏在破损里。破损率连续两票超约定比例，直接约谈换包装或换供应商。包装钱是看得见的小钱，货损是看不见的大账——这笔账要算给供应商听，也要算给自己听。
四、验收时效与责任界定
| 环节 | 时效建议 | 责任要点 |
|---|---|---|
| 当场验收 | 货到当日完成 | 签字后，运输破损很难再追偿 |
| 质量异议 | 合同约定期限内提出 | 超期一般视为验收合格 |
| 短少通知 | 二十四小时内 | 超期供应商可拒认 |
| 单据归档 | 验收单一式三份 | 仓库、采购、财务各留一份 |
验收单是付款的依据：三对照过了才签字，签字才进付款流程，付款金额以实收数为准。这个顺序不能倒——先付款后验收，等于把主动权交出去；账期是付款时间的优惠，不是验收标准的放松。
验收记录每月翻一次：哪家短少多、哪家破损高、哪家单据总不全，汇总成一张表，和价格一起放进供应商考核。验收不只是收货动作，是供应商管理的第一手数据源。这份数据每月进供应商复盘会，该约谈约谈，该整改整改，年底评优淘汰都靠它说话。
五、落到工具上
验收的痛在「事后想不起当时怎样」。奇秘书把验收搬进流程里：到货清点直接录入进销存与库存模块，实收数、抽检结果、破损记录随采购单存档，和合同、送货单、质检报告一一对应；验收没过的货进隔离区、走退换流程，结果回写供应商档案，历史合格率按月汇总。想进多少、什么时候进，配合采购计划：三个数据定出不压不少的采购量那套算法，验收节奏才不至于被集中到货打乱。
常见问题
送货司机催着签字，不签不让走怎么办？
签字可以，但要签「实数」：当场点数量，送货单上按实收改写、注明差异，双方签字确认。司机催的是他的交差，你负的是入库的责任——数量当场点清，是双方都免责的做法。质量有疑虑时注明「外观完好、内在质量待检」，给后续检验留出空间。
抽检合格，用的时候发现质量问题谁负责？
责任在供方，但你要拿得出证据链：合同约定的质量标准、验收抽检记录、问题批次照片、发现时间的记录。所以验收单要写清抽检比例和日期，问题反馈别超合同约定的异议期。这也是为什么强调单据归档——口头说过不算，书面记录才定责。
小本生意也要搞三对照这么复杂吗？
形式可以简，动作不能省：核对送货单数量、拆箱看一眼质量、有问题当天打电话留记录。三对照的本质是「先验收后签字、先留证后入库」，小批量十分钟搞定。真正贵的是图省事——凭信任签字，短少了不好意思开口，一次两次的累积就是纯利流失。
验收和付款的先后怎么定？
原则是「先验收、后付款」：单货质三对照过了，签字入库，才进入付款流程，付款金额以实收数为准。月结供应商同样如此——账期是付款时间优惠，不是验收标准放松。凡是「先打款后发货」的预付场景，把验收标准和违约条款在合同里写死，用条款补上没法当场验的空档。
