「这家便宜五毛」——批发老板里十个人有九个吃过比价的亏。单价低的那家，可能运费贵、损耗高、账期短、售后没人管，最后一算总账反而更贵。比价的正确姿势是比「总成本」。这篇给你算法、表格和操作步骤。
一、先改口径：比的是总成本，不是单价
把一笔采购的所有花费摊到货上，才是真实的进货成本：
| 成本项 | 怎么算 | 常被忽略在哪 |
|---|---|---|
| 货价 | 含税含票的到手价 | 「不含税价」和含税价不是一回事 |
| 运费 | 每趟运费摊到单件 | 自提的油费过路费也是钱 |
| 损耗 | 运输破损加滞销报废 | 包装差的货，一车下来废一成 |
| 账期成本 | 资金占用折算 | 现金紧时，月结比便宜几个点更值钱 |
| 售后成本 | 退换运费、停工等待、扯皮时间 | 没人售后的货，出一次问题亏三倍 |
举个常见例子：甲家单价低、要求到货付清；乙家单价略高、给月结三十天、包退换。现金流紧张的月份，乙家反而更「便宜」——你买到的不只是货，还有三十天的资金缓冲和出问题时的兜底。这就是总成本口径的意义：把隐性条款折算成钱，再排名。
账期成本没有标准答案，用你自己的资金状况折算：现金充裕时，月结不值钱，现款折扣更实在；现金紧张时，账期就是救命钱，贵几个点也认。同一个供应商，在不同月份对你来说「便不便宜」是不一样的——所以比价结论要标注当时的资金背景。
二、三家比价法：不是凑数，是对照
比价不是打三个电话问个数，是一套固定动作：
| 步骤 | 动作 | 要点 |
|---|---|---|
| 1. 同规格发三家 | 品名、规格、数量写死发出去 | 别让三家报不同的东西 |
| 2. 统一口径回收 | 都问到「含税含票含运费」 | 口头价按含税口径还原 |
| 3. 试单验质量 | 各进一小批 | 便宜的质量不行，直接出局 |
| 4. 按总成本排名 | 用上节的表逐项算 | 单价只是其中一行 |
| 5. 留档复盘 | 比价表归档，注明日期 | 下次涨价谈判的底牌 |
三家是下限：两家比是二选一赌博，三家才有对照。同一个供应商不同时间的报价也要归档——价格走势是你谈判的依据，没历史数据，涨价时你只能凭感觉接招。
比价的时机也有讲究，四种情况必须比：新供应商准入、年度合同谈判前、听到涨价传闻时、引进新品时。平时不比价，等对方通知涨价才问价，谈的就不是采购价，是「接受价」。
三、同规格不同牌：怎么比
同规格不同牌子，是比价里最容易翻车的一类。比三样东西：
- 核心参数对齐。别信口头「同规格」，把关键参数逐项列出来对——差一项，就不是一个货。
- 稳定性看批次。各要三个不同生产批次的样品，放一起比——批次差异大的，再便宜也不能进主力。
- 隐性成本折算。包装、保质期、售后条款、退换条件，折算成钱再排名。
一句实话：同规格不同牌，差价在合理区间内，优先选服务和账期好的。你多付的是保险费，省下的是确定性——来一次批次事故，差价全赔回去还不够。
另外留一手：比价时别暴露真实用量。报「试单量」和报「月度实际量」，拿到的报价可能差一截——先摸到底价，再决定亮多少底牌。
四、比价表的字段设计
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 物料/品名 | 比价的标的，写全规格 |
| 供应商 | 三家分列，匿名代号也行 |
| 含税/不含税单价 | 两个都记，别混口径 |
| 起订量与到货周期 | 决定你能不能小批量试 |
| 运费承担 | 含运、自提还是到付 |
| 账期 | 现款还是月结，结多少天 |
| 质量记录 | 试单合格率、批次稳定性 |
| 综合得分 | 按权重算，注明权重版本 |
比价表不归档，等于白比——三个月后供应商涨价，你连上次什么价都拿不出来。
权重不必复杂：常规品按「价五成、质三成、交期两成」，急用件把交期权重调到四成以上。权重写死在表头，换人比价也不会跑偏——比价表是制度，不是某次的心血来潮。制度的好处是换人不换口径，新采购上岗按表打分，不会把个人偏好带进来。
五、落到工具上
比价表的生命力在「每次采购都更新」。奇秘书里，采购单一键调出三家历史报价做对照，成交价自动留档；物料价格走势按月汇总，涨幅超过阈值的自动提醒。进销存与库存模块把比价、采购、入库串成一条线，批发商对照批发商贸解决方案，看采购成本怎么和销售毛利对起来看；进多少、什么时候进，用采购计划：三个数据定出不压不少的采购量里那套算法。
常见问题
比价一定要三家吗？两家行不行？
至少三家。两家比价本质是二选一，没有参照系，容易把「稍便宜的那家」当成正确选择。三家的意义是对照：你能看出谁在虚报、谁留了余地、市场真实价位在哪。实在只有两家的品类，就把其中一家的历史报价或上一期成交价当第三家，凑够对照。
供应商说「给你内部价，别问别人」怎么办？
客气收下，照样比价。「内部价」是不是真便宜，只有比了才知道——很多时候是拿「内部」两个字换你的信息不对称。成熟供应商不怕你比价，怕你不比价的供应商，要么价格有水分，要么质量心里没底。真拿到实惠，用后续订单量去回报，比口头承诺管用。
总成本里的账期成本怎么折算？
简单算法：账期天数乘以你的日资金成本。比如资金月成本两分，月结三十天大约折成货价的百分之二——月结三十天的货，相当于比现款货贵两个点，但兼容了你的现金流。更简单的判断：现金紧张时账期优先于单价，现金充裕时用现款去换折扣。别用理论利息纠结，用自己的资金松紧定。
比价表多久更新一次？
每次采购更新一次成交价，每季度整体复盘一次。占采购额前两成的重点品类每月复盘，把价格走势、供应商表现、市场行情对一遍。比价表是谈价时的底牌——手里有上一次三家报价，供应商涨价时你报得出数，比空口说「别家便宜」有力一百倍。
